Quy Trình Xin Giấy Phép Tổ Chức Sự Kiện - Quy Định Thủ Tục 2025

 Bài viết gốc: https://nganhquangcao.vn/quy-trinh-xin-giay-phep-to-chuc-su-kien

Tổng quan giấy xin phép tổ chức sự kiện

Giấy xin phép tổ chức sự kiện là gì?

Giấy xin phép tổ chức sự kiện là một văn bản pháp lý bắt buộc, do đơn vị tổ chức sự kiện nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để được chấp thuận cho phép tiến hành một sự kiện cụ thể.

Văn bản này đóng vai trò là cơ sở để nhà nước quản lý, đảm bảo sự kiện diễn ra hợp pháp, tuân thủ các quy định của pháp luật. Nếu không có giấy phép này mà vẫn tổ chức, đơn vị tổ chức sẽ phải đối mặt với các biện pháp xử phạt theo quy định.

>>> Tải mẫu chung đơn xin phép tổ chức sự kiện tại đây.

Tại sao lại cần giấy xin phép tổ chức sự kiện?

• Đảm bảo tính hợp pháp: Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhất, khẳng định sự kiện được nhà nước công nhận và cho phép diễn ra, tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
• Đảm bảo an ninh, an toàn: Giấy phép thường đi kèm các yêu cầu về phương án đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, cứu hộ, y tế, đảm bảo an toàn tối đa cho người tham dự và khu vực tổ chức.
• Được pháp luật bảo hộ: Khi có giấy phép, đơn vị tổ chức được pháp luật bảo vệ quyền lợi chính đáng, bao gồm cả việc xử lý các hành vi gây rối, phá hoại hay vi phạm bản quyền liên quan đến sự kiện.
• Tránh rủi ro pháp lý và xử phạt: Tổ chức sự kiện không phép có thể dẫn đến việc bị đình chỉ, giải tán sự kiện và bị xử phạt hành chính theo quy định.
• Xây dựng uy tín và lòng tin: Việc xin phép thể hiện sự chuyên nghiệp, nghiêm túc và minh bạch của đơn vị tổ chức, từ đó tạo dựng niềm tin với người tham dự, đối tác, nhà tài trợ và cộng đồng.

Tại sao cần xin giấy phép tổ chức sự kiện?

• Hạn chế xung đột và sự cố: Quy trình xin phép giúp rà soát các yếu tố có thể gây xung đột với cộng đồng dân cư hoặc các hoạt động khác, đồng thời có phương án dự phòng và giải quyết sự cố.
• Mở ra cơ hội hợp tác và kinh doanh: Sự kiện được cấp phép dễ dàng thu hút đầu tư, tài trợ và hợp tác từ các đối tác hơn do tính pháp lý rõ ràng.
• Góp phần bảo vệ môi trường: Một số loại giấy phép yêu cầu cam kết về việc tuân thủ các quy định bảo vệ môi trường, thu gom và xử lý chất thải phát sinh từ sự kiện.
• Hỗ trợ quản lý quy mô và trật tự: Giấy phép giúp cơ quan chức năng nắm được quy mô, tính chất sự kiện để có phương án hỗ trợ điều tiết giao thông, đảm bảo trật tự công cộng hiệu quả.
• Tạo nền tảng cho phát triển bền vững: Việc tuân thủ quy định xin phép xây dựng mối quan hệ tốt với cơ quan quản lý nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức các sự kiện tiếp theo.
• Nhận được sự hỗ trợ từ cơ quan chức năng: Trong quá trình xin phép và tổ chức, đơn vị có thể nhận được sự hướng dẫn, tư vấn và hỗ trợ cần thiết từ các cơ quan quản lý nhà nước.
• Tăng sự tự tin cho đơn vị tổ chức: Khi đã hoàn tất các thủ tục pháp lý, nhà tổ chức có thể yên tâm tập trung vào việc nâng cao chất lượng và sự thành công của sự kiện.

>>Xem thêm: Catalog Là Gì? Đặc Điểm Và Cách Thiết Kế Catalogue Chuẩn

Thủ tục, quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện

Để tổ chức một sự kiện hợp pháp và thành công, việc xin giấy phép từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền là một bước không thể thiếu. Quy trình này bao gồm các giai đoạn chính sau:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý

Đơn vị tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ theo quy định của pháp luật, phù hợp với từng loại hình sự kiện cụ thể. Việc thiếu sót hoặc sai lệch thông tin trong hồ sơ có thể dẫn đến việc bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xét duyệt.

Giai đoạn 2: Nộp hồ sơ và lệ phí

Sau khi hoàn tất hồ sơ, đơn vị tổ chức tiến hành nộp tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Hiện nay, có nhiều hình thức nộp hồ sơ linh hoạt:

• Nộp trực tiếp: Đơn vị mang hồ sơ đến trụ sở của cơ quan có thẩm quyền.
• Nộp qua dịch vụ bưu chính: Hồ sơ được gửi qua đường chuyển phát nhanh (tùy thuộc vào quy định của từng cơ quan).
• Nộp trực tuyến: Một số cơ quan cho phép nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ Công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của địa phương (nếu có).

Đồng thời với việc nộp hồ sơ, đơn vị tổ chức cần hoàn tất nghĩa vụ nộp lệ phí theo quy định.

Lưu ý quan trọng:

• Đối với các sự kiện như triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm, hồ sơ sẽ được gửi đến Sở Thông tin và Truyền thông (hoặc cơ quan tương đương tại địa phương). Thời hạn cấp phép hoặc trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do (nếu không cấp phép) thường là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Địa điểm nộp hồ sơ phụ thuộc vào nơi đặt trụ sở hoặc nơi cư trú của tổ chức, cá nhân; hoặc nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện của các đơn vị trung ương tại địa phương.

Giai đoạn 3: Thẩm định và xét duyệt hồ sơ

Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp nhận và tiến hành xem xét, thẩm định tính pháp lý và nội dung của hồ sơ. Trong quá trình này, có thể phát sinh các trường hợp:

• Yêu cầu duyệt chương trình: Đối với một số loại hình sự kiện đặc thù, cơ quan chức năng có thể yêu cầu duyệt trước nội dung, kịch bản chi tiết.
• Xin ý kiến từ các cơ quan liên quan: Để đảm bảo tính toàn diện và phù hợp, cơ quan xét duyệt có thể cần lấy ý kiến từ các sở, ban, ngành khác có liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện (ví dụ: an ninh, y tế, văn hóa...).

Giai đoạn 4: Nhận kết quả

Đến ngày hẹn trả kết quả, đại diện đơn vị tổ chức sẽ đến cơ quan có thẩm quyền để nhận kết quả xử lý hồ sơ:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ và đủ điều kiện: Cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy phép tổ chức sự kiện.
• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện: Cơ quan chức năng sẽ ban hành văn bản thông báo chính thức, trong đó nêu rõ lý do từ chối cấp phép. Văn bản này sẽ được gửi đến đơn vị nộp hồ sơ.

Các loại hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện theo từng sự kiện

Hội nghị, hội thảo

• Văn bản chứng minh tư cách pháp nhân: Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập của đơn vị tổ chức.
• Đơn xin cấp phép: Theo mẫu quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Nội dung sự kiện: Kế hoạch, đề án chi tiết về mục đích, nội dung, chương trình nghị sự của hội nghị, hội thảo.
• Hồ sơ địa điểm: Hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm tổ chức.

Họp báo

• Văn bản đề nghị tổ chức họp báo: Nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung chính và người chủ trì.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Quyết định thành lập: Bản sao có công chứng của đơn vị tổ chức.
• Tài liệu liên quan: Các văn bản, giấy tờ bổ trợ cho nội dung, mục đích của buổi họp báo (ví dụ: giấy phép biểu diễn nếu có nội dung liên quan).
  • Lưu ý: Hồ sơ thường được nộp và xét duyệt tại Sở Thông tin và Truyền thông. Thời gian xử lý có thể nhanh chóng, trong vòng 1 ngày làm việc (không kể ngày nghỉ) nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Chương trình biểu diễn nghệ thuật, ca nhạc

• Đơn xin cấp phép tổ chức: Theo mẫu quy định (ví dụ: Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 144/2020/NĐ-CP đối với biểu diễn nghệ thuật).
• Giấy phép hoạt động của đơn vị tổ chức: Bản sao có công chứng (nếu có).
• Hợp đồng thuê địa điểm: Có xác nhận của chủ sở hữu địa điểm.
• Nội dung chương trình:
  • Kịch bản chi tiết, danh mục tác phẩm (ghi rõ tên tác giả, người chịu trách nhiệm nội dung).
  • Đối với tác phẩm nước ngoài: Kèm bản dịch tiếng Việt có chứng thực chữ ký người dịch.
  • Tổng hợp bản ghi lời các bài hát (nếu là chương trình ca nhạc).
• Bản quyền: Giấy chứng nhận đăng ký bản quyền tác giả cho các bài hát, tác phẩm sử dụng.
  • Thời gian cấp phép dự kiến: Thường trong vòng 7 ngày làm việc (không kể ngày nghỉ) sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trình diễn thời trang

• Đơn xin cấp phép tổ chức.
• Danh sách chi tiết:
  • Nhà thiết kế tham gia.
  • Người mẫu trình diễn.
• Mẫu thiết kế: Bản phác thảo hoặc hình ảnh các bộ sưu tập sẽ được trình diễn.
• Hợp đồng thuê địa điểm: Có xác nhận của chủ sở hữu.
  • Lưu ý: Thường yêu cầu chạy thử chương trình (duyệt chương trình) trước ngày diễn chính thức (ví dụ: trước ít nhất 5 ngày).

Triển lãm (Tranh, ảnh nghệ thuật)

• Đơn xin cấp phép tổ chức:
  • Đối với triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh, sử dụng Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 72/2016/NĐ-CP.
• Danh sách tác phẩm:
  • Ghi rõ số thứ tự, tên tác phẩm, tên tác giả, chất liệu, kích thước, số lượng (bằng tiếng Việt).
• Hình ảnh tác phẩm:
  • Ảnh in trên giấy (kích thước tối thiểu 13x18cm) hoặc file ảnh (JPG/PDF) ghi vào đĩa CD/USB (nếu nộp trực tiếp/qua bưu chính) hoặc tải lên hệ thống (nếu nộp trực tuyến), có chú thích rõ ràng.
• Hợp đồng thuê địa điểm: Có xác nhận của chủ sở hữu. Nếu tổ chức tại địa điểm không phải nhà triển lãm chuyên dụng, cần có văn bản đồng ý của chủ địa điểm.
• Mẫu giấy mời (nếu có).
• Đối với triển lãm ảnh có yếu tố nhạy cảm: Ví dụ, ảnh khoả thân lộ rõ danh tính, cần có văn bản thoả thuận giữa người chụp và người được chụp về nội dung, thời gian, phạm vi công bố.

Sự kiện có yếu tố nước ngoài

• Công văn xin phép tổ chức.
• Đề án chi tiết chương trình: Nêu rõ mục đích, nội dung, thành phần tham dự, nguồn kinh phí, các yếu tố liên quan đến nước ngoài.
• Văn bản ý kiến của các cơ quan liên quan: Tùy theo tính chất sự kiện, có thể cần xin ý kiến từ các cơ quan quản lý nhà nước về an ninh, ngoại giao, văn hóa...
• Văn bản chấp thuận của đơn vị đăng cai (nếu có).

Lưu ý chung:

• Các loại giấy tờ nêu trên là những giấy tờ cơ bản. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất cụ thể của từng sự kiện và quy định của từng địa phương, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu bổ sung thêm các giấy tờ khác.
• Nên liên hệ trực tiếp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Sở Thông tin và Truyền thông; UBND các cấp...) để được hướng dẫn chi tiết và cập nhật nhất về hồ sơ.
• Tất cả các bản sao giấy tờ cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.

Đơn vị cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Dưới đây là phân loại các cơ quan có thẩm quyền cấp phép tổ chức sự kiện, tương ứng với từng loại hình cụ thể:

• Thủ tướng Chính phủ: Chịu trách nhiệm cấp phép cho các sự kiện quốc tế tầm cỡ, có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao (Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên) từ các quốc gia khác. Các hội nghị, sự kiện liên quan trực tiếp đến các vấn đề nhạy cảm như chính trị, an ninh quốc phòng, tôn giáo, nhân quyền hoặc bí mật quốc gia cũng thuộc thẩm quyền của Thủ tướng.
• Người đứng đầu cơ quan Nhà nước ở Trung ương và địa phương: Cấp phép cho các hội nghị, sự kiện quốc tế do cơ quan hoặc địa phương mình tổ chức, với điều kiện không thuộc phạm vi thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.
• Cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân: Xem xét và cấp phép cho các sự kiện, hội nghị theo quy định cụ thể của Bộ Chính trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng.
• Bộ hoặc Sở Thông tin và Truyền thông: Là đầu mối cấp phép cho các sự kiện liên quan đến hoạt động báo chí, họp báo, công bố thông tin, tuyên truyền. Các sự kiện có yếu tố nước ngoài (tổ chức, cá nhân nước ngoài tham gia) cũng thường do đơn vị này quản lý.
• Bộ Quốc phòng (bao gồm Ban chỉ huy quân sự, Bộ tư lệnh công binh, Tổng cục/Cục An ninh): Các sự kiện đặc thù có sử dụng các vật thể bay như đèn trời, khinh khí cầu, hoặc tổ chức bắn pháo hoa sẽ cần giấy phép từ các cơ quan thuộc Bộ Quốc phòng. Những sự kiện có sự tham gia của đại diện chính phủ cũng có thể thuộc thẩm quyền của nhóm cơ quan này.
• Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch/Cục Nghệ thuật Biểu diễn/Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Đây là nhóm cơ quan thường xuyên cấp phép cho các sự kiện mang tính giải trí, văn hóa nghệ thuật như ca nhạc, liveshow, biểu diễn thời trang, lễ khánh thành, khai trương, kỷ niệm thành lập công ty.
• Trung tâm Bảo vệ quyền tác giả âm nhạc Việt Nam: Đối với các sự kiện có sử dụng âm nhạc đã được đăng ký bản quyền của các nhạc sĩ, việc xin phép từ trung tâm này là cần thiết để đảm bảo tuân thủ luật sở hữu trí tuệ.

Lưu ý quan trọng: Tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của từng sự kiện, hồ sơ xin cấp phép sẽ được nộp tới cơ quan có thẩm quyền tương ứng. Trong thực tế, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục Nghệ thuật Biểu diễn và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là những đơn vị thường xuyên tiếp nhận và xử lý hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện phổ biến nhất.

Lưu ý trong quá trình xin giấy phép tổ chức sự kiện

Chủ động về thời gian và thông tin

• Nộp hồ sơ sớm: Đây là yếu tố then chốt giúp giảm thiểu rủi ro và có đủ thời gian xử lý các vấn đề phát sinh không lường trước. Đừng để "nước đến chân mới nhảy".
• Nghiên cứu kỹ lưỡng: Trước khi bắt tay vào chuẩn bị hồ sơ, hãy tìm hiểu cặn kẽ các quy định, yêu cầu cụ thể của cơ quan cấp phép tại địa phương nơi sự kiện diễn ra. Việc này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và tránh những sai sót không đáng có.

Đảm bảo tính chính xác và trung thực tuyệt đối

• Mọi thông tin, giấy tờ cung cấp trong hồ sơ xin phép phải đảm bảo tính trung thực và chính xác tuyệt đối. Bất kỳ sai lệch nào cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc gây ra những rắc rối pháp lý sau này.

Tuân thủ quy trình và quy định địa phương

• Nắm vững quy định: Mỗi địa phương có thể có những quy định riêng về việc cấp phép tổ chức sự kiện. Do đó, việc tìm hiểu và nắm rõ các yêu cầu này là vô cùng cần thiết.
• Đúng hạn nộp hồ sơ: Việc nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định là bắt buộc. Sự chậm trễ có thể khiến kế hoạch tổ chức của bạn bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
• Sử dụng biểu mẫu chuẩn: Nếu cơ quan chức năng có cung cấp các mẫu đơn, tờ khai chính thức, hãy ưu tiên sử dụng để đảm bảo tính thống nhất và đầy đủ thông tin theo yêu cầu.
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Bên cạnh đơn xin phép, hãy chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu bổ trợ cần thiết theo yêu cầu của cơ quan cấp phép. Sự chuẩn bị chu đáo sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng hơn.

Hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm

• Trước khi nộp hồ sơ, hãy xem xét kỹ lưỡng các quyền lợi và trách nhiệm của đơn vị tổ chức sự kiện theo quy định của pháp luật và giấy phép được cấp. Điều này giúp bạn chủ động trong việc thực hiện đúng các nghĩa vụ và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình

Một số câu hỏi phổ biến

1. Tổ chức sự kiện có bắt buộc phải xin giấy phép hay không?

Có. Theo quy định của pháp luật hiện hành, tất cả các sự kiện của doanh nghiệp đều cần phải được cấp phép. Việc tổ chức sự kiện mà không có giấy phép có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và bị xử phạt.

2. Thời hạn nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện là bao lâu?

Thời hạn nộp hồ sơ phụ thuộc vào tính chất sự kiện và cơ quan cấp phép:

• Thông thường: Ít nhất 10 ngày trước ngày diễn ra sự kiện.
• Họp báo: Có thể ngắn hơn, ví dụ 3 ngày.
• Sự kiện cần duyệt phác thảo: Cần nộp hồ sơ 30 ngày trước khi chương trình diễn ra. Nên nộp hồ sơ sớm hơn dự kiến để tránh rủi ro.

3. Chi phí xin giấy phép tổ chức sự kiện là bao nhiêu?

Chi phí xin giấy phép phụ thuộc vào độ phức tạp, loại hình và thời lượng sự kiện:

• Sự kiện doanh nghiệp thông thường (lễ kỷ niệm, họp báo...): Từ 1.500.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ.
• Sự kiện bán vé hoặc có tính chất phức tạp hơn: Mức phí sẽ cao hơn.

4. Tổ chức sự kiện không xin phép sẽ gặp hậu quả gì?

Nếu tổ chức sự kiện mà không có giấy phép, sự kiện có thể bị dừng lại và đơn vị tổ chức sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

5. Tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn tổ chức sự kiện không xin giấy phép?

Mặc dù pháp luật yêu cầu, một số doanh nghiệp có thể bỏ qua việc xin giấy phép do chưa nhận thức đầy đủ về rủi ro pháp lý hoặc muốn tiết kiệm chi phí/thời gian ban đầu. Tuy nhiên, điều này tiềm ẩn nguy cơ lớn cho sự kiện và doanh nghiệp.

Đó là quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện và các lưu ý cho những doanh nghiệp cần tham khảo. Hãy đảm bảo tuân thủ các quy định để quá trình tổ chức sự kiện được diễn ra thành công. Cập nhật thêm nhiều kiến thức khác về quảng cáo, truyền thông, sự kiện, marketing,... tại mục diễn đàn của website nhé.